مدیریت زمان
کارهای کمتر از دو دقیقه
۱۳ فروردین, ۱۴۰۲ | بهره وری, مدیریت زماناز میان انبوه تکنیکهایی که برای مدیریت زمان و انضباط شخصی مطرح میشود، مورد سادهای وجود دارد که بسیاری از ما آن را جدی نمیگیریم:
«خوب است که عادت کنید کارهای خود را بنویسید،
اما کارهایی را که انجامشان کمتر از ۲ دقیقه وقت میگیرد،
و میتوان در همان لحظه انجام داد،
ننویسید، انجام دهید.»
گاهی اوقات، عقب انداختن کارهای کوچک، ناگزیر است. چون شرایط و فضا فراهم نیست. اما بیشتر وقتها فقط تنبلی میکنیم.
مثلاً اگر قرار است قبض برق را پرداخت کنید و الان هم روی مبل خانه یا پشت میزتان نشستهاید و اطلاع کارت بانکیتان هم در موبایلتان هست، اشتباه است که «پرداخت قبض برق» را در فهرست کارهای آتی خود بنویسید.
نوشتن فهرست کارها نباید به روشی برای طفره رفتن از انجام کارها تبدیل شود.
این حرف ساده – اما مهم – را افراد بسیاری گفتهاند. اما بیتردید دیوید آلن نویسندهٔ کتاب Getting Things Done نقش مهمی در رواج دادن و جا انداختن آن داشته است. این کتاب و تکنیکهای GTD در یکی از درسهای متمم معرفی شدهاند:
روش نوشتن فهرست کارها (تکنیک GTD)
بچهها این تیم فریس است | مثل تیم فریس نباشید!
۱۵ شهریور, ۱۴۰۱ | بهره وری, مدیریت زمان, نقل قولتیم فریس، بلاگر معروف، که ثروت قابلتوجهی هم از وبلاگنویسی و انتشار مطالب وبلاگ در قالب کتاب و تولید پادکست به دست آورده، در کتاب «هفتهٔ کاری چهار ساعته» بخشهایی را به مدیریت زمان اختصاص داده است.
او در اوایل فصل پنجم کتابش، به ویلفرد پارتو اشاره میکند و چنین میگوید: «چهار سال قبل، یک اقتصاددان زندگی من را برای همیشه تغییر داد. خجالتآور است که هیچوقت این فرصت پیش نیامد که برایش یک نوشیدنی بخرم. ویلفرد پارتو عزیز من، حدوداً صد سال قبل فوت کرده بود.»
به نظر میآید که یکی از علتهای ثروتمند شدن تیم فریس را باید در خساست او جستجو کرد. این که کسی زندگی او را برای همیشه متحول کرده و در نهایت، میخواسته برای قدردانی او صرفاً یک نوشیدنی بخرد. با توجه به این که پارتو مطمئناً فوت کرده و نمیتواند چیزی برای جبران طلب کند، فریس میتوانست حداقل در حد ادعا، هدیهای ارزشمندتر پیشنهاد کند. و به فرض این که نخواهد دروغ بگوید، میتوانست صرفاً بگوید که متأسف است که نتوانسته از نزدیک پارتو را ببیند و از او به خاطر این تأثیر ماندگار تشکر کند؛ یا لااقل از فعل «خریدن» استفاده نکند و بگوید او را به یک نوشیدنی «دعوت کنم».
البته ممکن است بگویید «buy him a drink» تقریباً همان معنای «یک نوشیدنی مهمانش کنم» میدهد. اما وقتی «invite him for a drink» هم وجود دارد، ما در خوشبینانهترین حالت با دوگانهٔ آشنای «بنشین و بفرما» روبهرو هستیم.
این بیدقتی در انتخاب کلمات را بیشتر در نسل جدید نویسندگانی میبینیم که بدون مطالعهٔ کافی و آشنایی با آثار کلاسیک، دست به قلم برده و سوار بر موج وب و شبکههای اجتماعی به شهرت رسیدهاند. به هر حال پارتو این شانس را داشته که فریس را ندیده تا فریس به او بگوید: «بیا اینجا بنشین تا برایت یک گیلاس نوشیدنی بخرم و خوشحال شوی.» اما خوب است ما هم به خاطر داشته باشیم که نگاه عددی و کمّی گاهی ناخواسته در واژهها و جملاتمان نشت میکند و ممکن است از نظر طرف مقابل بیاحترامی تلقی شود.
در پایان باید بگوییم که واقعاً انتخاب یک کلمهٔ نادرست چندان مهم نیست. اما بهانهٔ خوبی است که به شما پیشنهاد کنیم اگر حوصله داشتید درس اصل پارتو را در متمم مرور کنید و ببیند پارتو چه گفته بود که تیم فریس حاضر شده بود به خاطر تأثیر جاودانهاش برای او یک نوشیدنی بخرد.
گوش دادن به فایل صوتی اتیکت و مرور درس ظرافتهای کلامی هم توصیهٔ همیشگی ماست:
#مدیریت زمان #بهرهوری #نقل قول
عادتهایی ساده برای کاهش زمان استفاده از موبایل
۲۳ مرداد, ۱۴۰۱ | بهره وریبسیاری از ما بخش قابلتوجهی از ساعات بیداری خود را به صفحهٔ موبایل خیره میشویم؛ چه برای خواندن و فرستادن پیام و چه برای گشتوگذار در وب و شبکه های اجتماعی.
بخشی از این مدت زمان، خارج از اختیار ماست و نمیتوانیم آن را کاهش دهیم. اما میدانیم که بخشی هم از سر اختیار است. یعنی بدون این که مشکلی پیش بیاید، میتوانیم آن ساعتها را کم کنیم.
بر همین اساس، این دغدغه کمابیش برای همه وجود دارد که چگونه مدت زمان خیره شدن به صفحهٔ نمایش (Screen Time) را کاهش دهیم؟
نشریهٔ Entrepreneur اخیراً مطلبی منتشر کرد و در آن به روشهای مدیریتِ مدت زمان استفاده از موبایل پرداخت (+). نکات مطرح شده در این مطلب، شگفتانگیز یا غیرمنتظره نیستند. اما مرور و یادآوری آنها میتواند مفید باشد:
- خودتان را عادت بدهید که تا مدت مشخصی پس از بیدار شدن از خواب، گوشی را چک نکنید
- قبل از خواب به سراغ ابزارهای مرتبط با تکنولوژی (موبایل، لپتاپ و …) نروید
- یا به کلی به شبکههای اجتماعی سر نزنید. یا زمان مشخصی را برای این کار تعیین کنید (مثلاً روزی نیم ساعت، یا از این بهتر: هر شب نیم ساعت بین ۹ تا ۱۱)
- با خودتان قرار بگذارید که وقتی در کنار خانواده هستید، موبایل را کنار بگذارید
- موبایل را سایلنت کنید یا لااقل نوتیفیکیشن بعضی اپلیکیشنهای غیرضروری را قطع کنید
- در هر هفته، مدت زمان مشخصی را برای کنار گذاشتن گوشی موبایل در نظر بگیرید
- استفاده از موبایل را به کاری آگاهانه تبدیل کنید. هر بار قبل از برداشتن موبایل، از خود بپرسید که «الان دقیقاً با موبایل چکار دارم؟ و قرار است چقدر وقت بگذارم؟»
- از نرمافزارهایی که مدت زمان استفاده از موبایل را اندازهگیری و گزارش کرده و آن را محدود میکنند، استفاده کنید
فایل صوتی مدیریت توجه و نیز درسِ «اثرات نامطلوب کمخوابی» به نوعی به این بحث مربوط هستند و میتوانند کمککننده باشند:
مدیریت توجه (فایل صوتی آموزشی در فروشگاه متمم)
همچنین مرور درس دیجیتال دیتاکس (Detox) یا سمزدایی شبکههای اجتماعی هم میتواند مفید باشد:
#بهره وری #مدیریت زمان #شبکه های اجتماعی
هر ثروتی با خود فقری را هم به همراه میآورد
۱۱ دی, ۱۴۰۰ | بهره وری, نقل قولهربرت سایمون دربارهٔ «وفور و فراوانی اطلاعات» نگاه جالبی دارد. او میگوید:
«واضح است که هر نوع از اطلاعات که به مخاطب ارائه میشود، بخشی از توان توجه او را مصرف میکند. بنابراین، فراوانی اطلاعات، فقر توجه را به همراه میآورد. و هنگامی که با انبوهی از اطلاعات مواجه هستیم، بیش از هر چیز نیاز داریم بتوانیم توجه خود را [به عنوان یک منبع محدود] به درستی به آنچه که باید تخصیص دهیم.»
قطعاً راهکارهای مدیریت توجه فراوان هستند. اما در حد یادآوری:
- در هر لحظه بیشتر از یک کار انجام ندهیم (خصوصاً در مورد کارهای فکری)
- مراجعه به منابع عمومی (مثلاً سایتها و اکانتهای خبری) را محدود کرده و منابع تخصصی (از سایتهای تخصصی تا اکانتهای تخصصی در شبکههای اجتماعی) را دنبال کنیم
- کارهای فکری سنگین (مطالعه، برنامهریزی، گزارشنویسی و …) را در زمان و مکان مشخصی انجام دهیم تا ذهنمان شرطی شود و آمادگی بیشتری داشته باشد
- برای بازههای زمانی مشخص (مثلاً ۲۵ تا ۳۵ دقیقه) هدفگذاری کنیم و بدانیم که در این بازه فقط یک کار خاص را انجام خواهیم داد (پومودورو)
- اگر کارهای انجام نشده ذهنمان را به خود مشغول کرده، آنها را روی کاغذ بیاوریم تا ذهنمان خلوتتر شود
- جدول برنامه ریزی روزانه و جدول برنامه ریزی هفتگی داشته باشیم
فایل صوتی مدیریت توجه و نیز درسِ «کارهای فردای خود را بنویسید» به این بحث مربوط هستند و میتوانند کمککننده باشند:
مدیریت توجه (فایل صوتی آموزشی در فروشگاه متمم)
برای خواب بهتر کافی است فهرست کارهای فردایتان را بنویسید
حتی از این هم بیشتر طول میکشد!
۷ مهر, ۱۴۰۰ | بهره وری, نقل قولقانون هافستادتر میگوید (+): «کارها از آن چیزی که پیشبینی میکنید بیشتر طول خواهند کشید. حتی اگر قانون هافستادتر را بدانید و آن را هنگام پیشبینی خود لحاظ کنید.»
هافستادتر این قانون را در مورد پروژهها و کارهایی که کمی پیچیده هستند مطرح میکند.
در متمم، مثلث موفقیت پروژه را معرفی کردهایم و توضیح دادهایم که یکی از سه رأس این مثلث، «زمان» است.
درس موفقیت پروژه را در متمم بخوانید.
مدیریت زمان | مدیریت پروژههای کوچک
#نقل قول #بهره وری #مدیریت زمان
تفاوت تیپ شخصیتی برونگرا و تیپ شخصیتی درونگرا در مدیریت زمان
۲۷ مرداد, ۱۳۹۵ | شخصیت شناسیاگر چه نمیتوان به صورت قطعی و مطلق، از تفاوت سبک مدیریت زمان بین تیپ شخصیتی برونگرا و تیپ شخصیتی درونگرا سخن گفت، اما با توجه به تعریفی که از درونگرایی و برونگرایی ارائه میشود، به نظر میرسد که تفاوتهای زیر، قابل انتظار باشد:
- درونگراها، در خلوت خود، میتوانند با صرف انرژی کمتر به برنامه های خود برسند و زمانبندیها را رعایت کنند. چون در حضور جمع، بخشی از انرژی آنها در تعامل با دیگران مستهلک میشود.
- احتمالاً به صورت متوسط، تیپ شخصیتی برونگرا (E) در مقایسه با تیپ شخصیتی درونگرا (I) بیشتر به دنبال بهانه بر پرت شدن حواس و Distraction میگردد .
- میتوان حدس زد که تیپ شخصیتی برونگرا در مقایسه با تیپ شخصیتی درونگرا، فعالیتهای خود را در حضور جمع بهتر و با علاقهی بیشتر انجام میدهد و در این شرایط، بهتر میتواند به برنامه های زمانبندی خود وفادار باشد.
- اگر چیزی به نام حریم زمانی را به عنوان زیرمجموعهای از حریم شخصی در نظر بگیریم، میتوان حدس زد که تیپ شخصیتی درونگرا تمایل به حفظ حریم زمانی خود دارد و احتمالاً تیپ شخصیتی برونگرا به سادگی برای ورود به این حریم آمادگی دارد و این کار را منفی نمیبیند. میتوان تصور کرد که یک فرد برونگرا در مقایسه با یک فرد درونگرا، احتمالاً آمادگی بیشتری برای اصرار به دوست یا همکار خود، جهت تغییر برنامهاش و مثلاً رفتن به پارک یا سینما دارد.
مطالعه بیشتر:
HBR: How to Be Good at Managing Both Introverts and Extroverts
The Brain Of An Introvert Compared To That Of An Extrovert
Effective Management: Extroverts vs. Introverts
لینک های مرتبط:
کارگاه آموزشی شخصیت شناسی محیط کار
فهرست خلاصه کتاب رفتار سازمانی استیفن رابینز
۱۴ تیر, ۱۳۹۵ | فهرست مطالب کتابها
آنچه را که مدیران انجام میدهند
وظایف مدیران / نقش مدیر / مهارتهای مدیران
مدیران اثربخش و مدیران موفق
مروری بر وظایف مدیران
ورود رفتارسازمانی
جایگزین کردن دیدگاه شهودی با تحقیق سیستماتیک
تعمیم دادن رفتار / تفاوتهای فردی و ثبات رویه در رفتار
چالش ها و فرصت ها
بهبود کیفیت و بهره وری / بهبود مهارت انسانی / مدیریت نیروی کار ناهمگون / واکنش در برابر جهانی شدن بازرگانی / واگذاری مسئولیت به کارکنان / تشویق به نوآوری و ایجاد تغییر / سازش با پدیده زودگذر / کاهش وفاداری کارکنان به سازمان / رعایت رفتار اخلاقی در سازمان
نقش رشته های علمی دیگر در رفتار سازمانی
ارائه الگویی از رفتارسازمانی
ناهمگونی نیروی کار
به دهکده جهانی خوش آمدید
درون سازمان : نیروی کار ناهمگون
ویژگی های زندگی نامه ای
توانایی
توانایی های ذهنی / توانایی های جسمی / تناسب بین توانایی های فرد و شغل
شخصیت چیست؟
عوامل تعیین کننده شخصیت / ویژگی های شخصیتی / ویژگی های عمده شخصیتی که بر رفتار سازمانی اثر می گذارد / تناسب شغل با شخصیت / شخصیت و فرهنگ ملی
یادگیری
تعریف یادگیری / نظریه های یادگیری / شکل دادن به رفتار یک ابزار مدیریت / برخی از کاربردهای ویژه رفتار در سازمان
ادراک و اهمیت آن
عواملی که بر ادراک اثر می گذارند
ادراک و قضاوت
رابطه بین ادراک و تصمیم گیری فردی
الگوی بهینه سازی تصمیم گیری
الگوهای مختلف تصمیم گیری
الگوی رضایتبخش / الگوی مطلوب تلویحی / الگوی شهودی
مسائل نوین در تصمیم گیری
ارزش ها
اهمیت ارزش ها / منابع سیستم های ارزشی / انواع ارزش / ارزش وفاداری و رفتار اخلاقی
نگرش ها
منابع نگرش / انواع نگرش / نگرش و ثبات رویه در رفتار / نظریه ناهمسازی شناختی / رابطه بین نگرش و رفتار/ کاربرد: سنجش نگرش / نگرش و نیروی کار ناهمگون
رضایت شغلی
تعیین رضایت شغلی / رضایت شغلی در محل کار / عوامل تعیین کننده رضایت شغلی / اثرات رضایت شغلی برعملکرد کارکنان
شیوه ابراز نارضایی
انگیزش چیست؟
نخستین نظریه های انگیزش / نظریه های کنونی درباره انگیزش/ ترکیب نظریه های نوین انگیزش / تئوری انگیزش و فرهنگ ملی
مدیریت مبتنی بر هدف
مدیریت مبتنی بر هدف چیست؟
تعدیل در رفتار
مشارکت کارکنان
برنامه هایی در رابطه با پرداخت متغییر
برنامه های پرداخت براساس مهارت
مزایای انعطاف پذیر
ارزش مقایسه ای
مسائل ویژه در انگیزش
تعریف گروه و طبقه بندی آن
مراحل تکامل گروه
جامعه سنجی : تجزیه و تحلیل روابط درون گروهی
توجیه رفتار گروه
شرایطی که از خارج بر گروه تحمیل می شود
استراتژی سازمان / ساختار اختیارات سازمانی / منابع سازمانی / فرایند گزینش افراد / ارزیابی عملکرد و سیستم پاداش
فرهنگ سازمانی/ شرایط فیزیکی کار
منابع مبتنی بر اعضای گروه
توانایی ها / ویژگی های شخصیتی
ساختار گروه
فرایندهای گروه
کارهای گروه
تصمیم گیری گروه
تفاوت فرد یا گروه
همرنگ جماعت شدن و بریدن از گروه
روشهای تصمیم گیری گروه
چرا تیم شهرت زیادی یافته است؟
تفاوت تیم با گروه در چیست؟
انواع تیم
تیم تحلیل کننده مساله / تیم های خودگردان / تیم های متخصص
رابطه مفاهیم تیم ها و گروه خلق تیم هایی با عملکرد عالی
اندازه یا بزرگی تیم / توانایی اعضا / تخصیص نقش و بهبود مهارتها / تعهد به هدف مشترک / تعیین هدف های خاص /رهبری و ساختار / نقصان پذیری تیم و حساب پس دهی / ارزیابی عملکرد و سیستم پاداش
تبدیل افراد به عضو تیم
چالش / پرورانیدن افراد برای عضویت در تیم
مسائل نوین در اداره تیم
تیم و مدیریت کیفیت جامع / نیروی کار ناهمگون و تیم / تجدید حیات تیمی که به حالت اشباع رسیده
نقش ارتباطات
فرایند ارتباطات
مبانی ارتباطات
جهت جریان ارتباطات / شبکه های رسمی و غیر رسمی
انتخاب کانال ارتباطی
موانع ارتباطات موثر
ارتباطات اثربخش در شرکتهای پیشرو در مرحله عمل
مسائل نوین در ارتباطات
موانع ارتباطی بین زن و مرد / مصلحت اندیشی در ارتباطات / فرهنگ های گوناگون و ارتباطات / الکترونیک و ارتباطات
رهبری چیست؟
تئوری های رهبری
تئوری های شخصیتی رهبری / تئوری های رفتاری رهبری / تئوریهای اقتضایی / الگوی فیدلر / تئوری مبتنی بر تبادل نظر رهبر با اعضا / تئوری مسیر هدف / الگوی رهبری مشارکتی / گاهی شیوه رهبری ذی ربط نیست!
وجوه مشترک تئوری های رهبری
آخرین دیدگاه ها درباره رهبری
مسائل نوین در رهبری / آیا رهبری مردان با زنان متفاوت است؟ / از مفاهیم تا کاربردها: مربی گری / تفویض اختیارات و مسئولیتها / پیروان / فرهنگ ملی به عنوان متغییر اقتضایی / آیا رهبری مبنای ارثی دارد؟
تعریف قدرت
مقایسه رهبری با قدرت
پایگاه های قدرت
وابستگی کلید درک قدرت
روشهای اعمال قدرت
قدرت در گروه: ائتلاف
نگاه از روی شهوت: قدرت نابرابر در سازمان
سیاست: قدرت در عمل
ارائه تعریفی از تعارض
سیر تکاملی اندیشه تعارض
تعارض: سازنده و ویرانگر
فرایند تعارض
مذاکره یا چانه زدن
استراتژی مذاکره / فرایند مذاکره
مرحله یکم : مخالفتهای بالقوه / مرحله دوم: بروز تعارض / مرحله سوم : قصد یا نیت / مرحله چهارم: رفتار / مرحله پنجم ره آورد
مساله هایی که در فرایند مذاکره مطرح است
ساختار سازمانی چیست
تقسیم کار / گروه بندی کارها / زنجیره فرماندهی / حوزه کنترل / تمرکز و عدم تمرکز
از مفاهیم تا کاربردها: تفویض اختیار
رسمیت
ساختارهای متداول سازمانی
ساختار ساده / دیوان سالاری / ساختار ماتریسی / ساختارهای جدید سازمانی
چرا ساختارهای سازمانی متفاوت اند؟
استراتژی / اندازه / تکنولوژی / محیط
ساختار سازمانی و رفتار کارکنان
تکنولوژی در سازمان
فرایند بهبود مستمر در کیفیت / مهندسی مجدد کار / سیستم تولید انعطاف پذیر / منسوخ شدن مهارتها
طراحی شغل
تئوری ویژگی های شغل / طراحی مجدد شغل/ توسعه شغل/ انواع مختلف برنامه های کاری/ برنامه کار هفتگی کوتاه/ برنامه کار مشارکتی/ سازمانهای صمیمی و خانوادگی
تغییر دادن دیدگاهی که ما به کارها نگاه می کنیم
تنش کاری و استرس شغلی
استرس یا تنش یا فشار روانی چیست؟ / تنش و نتیجه های حاصل از آن / منابع بالقوه تنش و استرس / تفاوتهای فردی / نتایج حاصل (نشانه های تنش) / مدیریت استرس
شیوه های گزینش کارکنان
تجزیه و تحلیل شغل / شیوه های گزینش
از مفاهیم تا کاربردها
برنامه های آموزش و پرورش کارکنان
ارزیابی عملکرد
هدف از ارزیابی عملکرد / ارزیابی عملکرد و انگیزش / چه چیزی را ارزیابی می کنند؟ / چه کسی باید ارزیابی را انجام دهد؟ / شیوه های ارزیابی عملکرد / مسائل بالقوه / بازخور نمودن نتیجه عملکرد کارکنان / ارزیابی عملکرد تیم / سیستم پاداش /اتحادیه های کارگری / مدیریت منابع انسانی در سطح جهانی / گزینش / ارزیابی عملکرد
فرهنگ سازمانی چیست؟
تعریف فرهنگ سازمانی
انواع فرهنگها
فرهنگ چه می کند؟
نقش فرهنگ
فرهنگ به عنوان یک قلم بدهی
ایجاد و حفظ فرهنگ
شیوه فراگیری فرهنگ
فرهنگ سازمانی در مرحله عمل
نیروهایی که باعث تغییر می شوند
تغییرات برنامه ریزی شده
عامل تغییر چه میتواند بکند
مقاومت در برابر تغییر
مقاومتهای فردی / مقاومت سازمانی
غلبه بر عوامل مقاوم
سیاستهای تغییر
از مفاهیم تا کاربردها: ارزیابی جو سازمان برای ایجاد تغییر
دیدگاه های مدیریت تغییر سازمانی
بهبود سازمانی
ارزش های بهبود سازمانی / روش های بهبود سازمانی
لینک مرتبط:
معرفی کتاب مدیریت رفتار سازمانی استیفن رابینز
بهترین اپلیکیشن های موبایل و سرویسهای آنلاین برای تکنیک پومودورو چه هستند؟
۱ تیر, ۱۳۹۵ | معرفی نرم افزار و سواد دیجیتال
برای آشنایی با تکنیک پومودورو میتوانید این دو مطلب را بخوانید: